Kwestia rozliczania czasu dojazdu do klienta to jeden z tych tematów, który regularnie budzi emocje na linii pracownik-pracodawca. Choć intuicja podpowiada, że skoro jedziemy wykonać zadanie służbowe, to już pracujemy, przepisy Kodeksu pracy nie zawsze dają tutaj jedną, prostą odpowiedź. Wszystko zależy od tego, jaki charakter ma Twoja praca i co dokładnie wpisano w Twojej umowie jako „miejsce wykonywania pracy”.

Co na ten temat mówi Kodeks pracy?

Fundamentem wszystkich rozważań jest Art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Definiuje on czas pracy jako czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Kluczowe jest tu sformułowanie „pozostawanie w dyspozycji”. Oznacza to stan, w którym pracownik jest gotowy do wykonywania poleceń i nie może swobodnie dysponować swoim czasem. Jeśli pracodawca wysyła Cię do klienta, zazwyczaj przestajesz mieć czas dla siebie, a zaczynasz realizować cel biznesowy firmy.

Pracownik mobilny a dojazd do klienta

Najwięcej jasności w tej kwestii mają tzw. pracownicy mobilni, czyli np. przedstawiciele handlowi, serwisanci czy kurierzy. W ich przypadku miejscem pracy nie jest konkretne biuro, ale pewien obszar (np. województwo lub cała Polska).

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego (m.in. wyrok z dnia 3 grudnia 2008 r., I PK 107/08), dla pracownika mobilnego czas przeznaczony na dotarcie do pierwszego klienta oraz powrót od ostatniego klienta do domu wlicza się do czasu pracy. Logika jest prosta: skoro praca polega na przemieszczaniu się, to sama droga jest integralną częścią obowiązków służbowych. Gdyby pracownik nie musiał odwiedzić klienta, nie byłoby go na tej trasie.

Pracownik biurowy i okazjonalne wyjazdy

Sytuacja wygląda nieco inaczej, gdy na co dzień pracujesz w biurze, a wyjazd do klienta zdarza się raz na jakiś czas. Tutaj musimy rozróżnić dwie sytuacje:

1. Wyjazd z biura do klienta: Jeśli najpierw pojawiasz się w siedzibie firmy, a potem jedziesz do klienta, cały ten czas (od momentu wejścia do biura) jest czasem pracy.
2. Wyjazd z domu bezpośrednio do klienta: Jeśli jedziesz z domu prosto do klienta, czas pracy zazwyczaj liczy się od momentu rozpoczęcia podróży, o ile miejsce to znajduje się poza Twoim stałym miejscem pracy określonym w umowie.

Warto jednak pamiętać o zasadzie, że typowy dojazd z domu do stałego miejsca pracy (biura) nie jest czasem pracy. Jeśli więc klient ma siedzibę w tym samym mieście co Twoje biuro, pracodawca może próbować argumentować, że czas dojazdu jest porównywalny z Twoją codzienną drogą do pracy.

Ciekawostka: Co z czasem spędzonym w pociągu lub samolocie?

Jeśli podróżujesz do klienta w ramach delegacji (podróży służbowej), zasady się zmieniają. Sam czas przejazdu w delegacji wlicza się do czasu pracy tylko wtedy, gdy przypada w Twoich standardowych godzinach pracy (np. 8:00–16:00). Jeśli jedziesz pociągiem o 20:00, czas ten nie jest płatny, chyba że w trakcie jazdy faktycznie wykonujesz pracę (np. odpisujesz na maile na laptopie).

Miejsce wykonywania pracy w umowie – dlaczego to ważne?

To, co masz wpisane w umowie o pracę w punkcie „miejsce wykonywania pracy”, jest kluczowe dla rozliczania dojazdów.

• Jeśli masz wpisany konkretny adres (np. ul. Długa 5, Warszawa), każda podróż poza ten adres na polecenie szefa jest traktowana jako czas pracy lub delegacja.
• Jeśli masz wpisany obszar (np. województwo mazowieckie), Twoja „strefa pracy” jest szeroka i dojazdy wewnątrz niej są Twoją codzienną pracą.

Podsumowanie w pigułce

Aby ustalić, czy Twój dojazd do klienta jest czasem pracy, zadaj sobie te pytania:

• Czy jestem pracownikiem mobilnym? Jeśli tak – dojazd do klienta to Twoja praca.
• Czy wyjeżdżam poza stałe miejsce pracy? Jeśli tak – czas ten powinien być wliczony do czasu pracy.
• Czy jadę do klienta w godzinach pracy? Jeśli tak – bez wątpienia jest to czas pracy.

Jeśli pracodawca odmawia wliczenia dojazdu do czasu pracy, a Ty czujesz, że narusza to Twoje prawa, warto sprawdzić regulamin pracy w Twojej firmie. Często zawiera on szczegółowe zasady dotyczące rozliczania tzw. „kilometrówek” i czasu spędzonego w podróży, które mogą być korzystniejsze niż ogólne przepisy Kodeksu pracy.