W dobie powszechnej cyfryzacji, gdy przez internet możemy wziąć kredyt, założyć firmę czy skonsultować się z lekarzem, pytanie o notariusza online wydaje się w pełni uzasadnione. Każdy, kto choć raz stał w korku, by zdążyć na odczytanie aktu, marzy o załatwieniu formalności z własnej kanapy. Rzeczywistość prawna w Polsce jest jednak nieco bardziej złożona i choć „e-notariat” powoli staje się faktem, nie oznacza on pełnej dowolności w działaniu przez sieć.

Czy notariusz online w ogóle istnieje?

Krótka odpowiedź brzmi: i tak, i nie. W Polsce nie funkcjonuje instytucja „notariusza online” w takim rozumieniu, w jakim działają np. sklepy internetowe czy platformy streamingowe. Nie można połączyć się z rejentem przez Skype’a czy Zoom’a, pokazać dowodu do kamerki i podpisać aktu notarialnego sprzedaży mieszkania.

Zgodnie z polskim Prawem o notariacie, kluczową zasadą jest osobista obecność stron przed notariuszem. Ma to na celu nie tylko weryfikację tożsamości, ale przede wszystkim upewnienie się, że osoby składające oświadczenia woli robią to świadomie, dobrowolnie i rozumieją skutki prawne podejmowanych działań.

Co można załatwić drogą elektroniczną?

Mimo że tradycyjny akt notarialny wymaga wizyty w kancelarii, polskie prawo wprowadziło szereg udogodnień, które przybliżają nas do cyfrowej obsługi prawnej. Oto co obecnie jest możliwe:

Elektroniczne poświadczenia i odpisy

Notariusze mają uprawnienie do sporządzania elektronicznych wypisów, odpisów i wyciągów z dokumentów. Jeśli posiadasz akt notarialny w formie papierowej, notariusz może przygotować jego cyfrową wersję, opatrzyć ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym i umieścić w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Dzięki temu np. sąd wieczystoksięgowy ma do niego natychmiastowy dostęp.

Podpis elektroniczny u notariusza

Od sierpnia 2023 roku weszły w życie przepisy, które pozwalają notariuszom na dokonywanie niektórych czynności w formie elektronicznej. Dotyczy to m.in. poświadczania podpisów na dokumentach elektronicznych. Jeśli posiadasz dokument w formacie PDF i dysponujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, możesz (w określonych sytuacjach) uzyskać poświadczenie notarialne bez konieczności drukowania papieru, choć sama weryfikacja Twojej tożsamości zazwyczaj i tak wymaga fizycznego spotkania.

Komunikacja z rejestrami

To, co dzieje się „pod maską” pracy notariusza, jest już niemal w pełni cyfrowe. Notariusz online (w sensie systemowym) przesyła wnioski do sądów wieczystoksięgowych, sprawdza dane w rejestrach PESEL czy REGON oraz komunikuje się z urzędami skarbowymi. Dla klienta oznacza to ogromną oszczędność czasu, bo nie musi on osobiście biegać po urzędach z plikiem papierów.

Uprawnienia notariusza w świecie cyfrowym

Choć notariusz nie może przeprowadzić pełnej procedury online, jego uprawnienia w zakresie cyfryzacji są istotne:

1. Weryfikacja tożsamości cyfrowej: Notariusz może korzystać z systemów teleinformatycznych do sprawdzania autentyczności dokumentów tożsamości.
2. Składanie wniosków wieczystoksięgowych: Robi to wyłącznie drogą elektroniczną, co znacznie przyspiesza wpisy w księgach wieczystych.
3. Tworzenie cyfrowych kopii dokumentów: Notariusz może nadać dokumentowi cyfrowemu moc dokumentu urzędowego.

Dlaczego nie możemy podpisać wszystkiego przez internet?

Główną barierą nie jest brak technologii, lecz kwestia bezpieczeństwa. Akt notarialny to dokument o najwyższej randze, który często dotyczy majątku całego życia. Notariusz pełni funkcję funkcjonariusza publicznego i musi mieć 100% pewności, że:

• Osoba przed nim stojąca to faktycznie ta, za którą się podaje (deepfake’i i kradzieże tożsamości w sieci to realne zagrożenie).
• Strona nie działa pod przymusem (trudno to ocenić przez kamerkę internetową, gdy ktoś poza kadrem może grozić podpisującemu).
• Strona jest w pełni władz umysłowych i rozumie treść dokumentu.

Ciekawostka: Jak to robią inni?

W niektórych krajach, jak np. w Estonii (liderze cyfryzacji), istnieje możliwość dokonania pewnych czynności notarialnych zdalnie przy użyciu zaawansowanych systemów e-identyfikacji. Również w niektórych stanach USA popularny jest tzw. RON (Remote Online Notarization). Polska, podobnie jak większość krajów systemu prawa kontynentalnego (np. Niemcy czy Francja), stawia na razie na hybrydowe rozwiązanie – cyfrowy obieg dokumentów przy zachowaniu fizycznego kontaktu z człowiekiem.

Co nas czeka w przyszłości?

Kierunek jest jasny: coraz więcej dokumentów będzie miało formę cyfrową. Już teraz trwają prace nad dalszym rozwojem systemów e-notariatu, które mają jeszcze bardziej uprościć obrót prawny. Możliwe, że w nadchodzących latach doczekamy się rozwiązań pozwalających na zdalne poświadczanie prostszych dokumentów, jednak w przypadku sprzedaży nieruchomości czy sporządzania testamentów, osobista wizyta w kancelarii prawdopodobnie pozostanie standardem jeszcze przez długi czas.

Podsumowując, jeśli szukasz notariusza online, by podpisać akt kupna mieszkania bez wychodzenia z domu – w Polsce obecnie nie jest to możliwe. Możesz jednak liczyć na to, że dzięki cyfrowym uprawnieniom notariusza, formalności po samej wizycie (jak wpisy do ksiąg czy powiadomienie urzędów) potoczą się znacznie szybciej dzięki sieci.