Umowa zlecenie kojarzy nam się zazwyczaj z relacją firma-pracownik, ale prawo dopuszcza również zawieranie takich kontraktów między dwiema osobami prywatnymi. Często pojawia się wtedy pytanie: kto ma zająć się formalnościami w urzędzie skarbowym i ZUS-ie? Czy można po prostu wpisać w umowę, że zleceniobiorca bierze wszystko na siebie? Odpowiedź na to pytanie jest złożona, ponieważ kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe rządzą się tu zupełnie innymi prawami.

Podatek dochodowy, czyli kto rozlicza się z fiskusem

W przypadku standardowej umowy zlecenie z firmą, to zleceniodawca (jako płatnik) wylicza, pobiera i wpłaca zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego. Jednak w relacji między dwiema osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej sytuacja wygląda inaczej.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), osoba prywatna nie pełni roli płatnika. Oznacza to, że nie ma ona obowiązku (ani nawet technicznej możliwości w standardowym trybie) pobierania zaliczek na podatek z wynagrodzenia zleceniobiorcy. W tej specyficznej sytuacji obowiązek rozliczenia podatku spoczywa bezpośrednio na zleceniobiorcy.

Zleceniobiorca musi samodzielnie wykazać ten przychód w zeznaniu rocznym (PIT-36), a w niektórych przypadkach może być zobowiązany do wpłacania zaliczek w ciągu roku. Zapis w umowie potwierdzający ten stan rzeczy jest więc jak najbardziej dopuszczalny, a nawet wskazany, by obie strony miały jasność co do swoich obowiązków. Jest on jednak de facto powtórzeniem zasady wynikającej wprost z przepisów prawa.

Składki ZUS i NFZ w prywatnej umowie zlecenie

Tutaj sprawa staje się znacznie ciekawsza i dla wielu osób zaskakująca. W polskim systemie prawnym umowa zlecenie zawarta pomiędzy dwiema osobami fizycznymi, z których żadna nie prowadzi działalności gospodarczej, a zlecenie nie jest wykonywane na potrzeby takiej działalności, nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnych.

Oznacza to, że od takiej umowy:

• nie odprowadza się składek emerytalnych i rentowych,
• nie płaci się składki zdrowotnej (NFZ),
• nie ma obowiązku zgłaszania zleceniobiorcy do ZUS.

Zatem zapis w umowie mówiący o tym, że "zleceniobiorca sam opłaca składki ZUS", jest z punktu widzenia prawa bezprzedmiotowy. Skoro obowiązek ubezpieczeń w ogóle nie powstaje, to nikt – ani zleceniodawca, ani zleceniobiorca – nie musi (i nie może w ramach tej konkretnej umowy) tych składek odprowadzać. Wyjątkiem są specyficzne sytuacje, jak np. umowa uaktywniająca dla niani, która podlega osobnym regulacjom.

Czy zleceniobiorca może ubezpieczyć się dobrowolnie?

Choć sama umowa nie rodzi obowiązku ubezpieczeń, zleceniobiorca, chcąc mieć prawo do opieki medycznej lub odkładać na emeryturę, może:

1. Zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia emerytalnego i rentowego w ZUS.
2. Podpisać umowę o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne z NFZ i samodzielnie opłacać comiesięczną składkę.

Warto jednak pamiętać, że są to indywidualne decyzje zleceniobiorcy, niezależne od treści samej umowy zlecenie zawartej z sąsiadem czy znajomym.

Jak sformułować zapisy w umowie, by były bezpieczne?

Jeśli decydujesz się na spisanie umowy zlecenie z osobą prywatną, warto zadbać o precyzyjne sformułowania. Zamiast pisać, że zleceniobiorca "opłaca ZUS", lepiej skupić się na kwestiach podatkowych i charakterze samej relacji.

Przykładowy zapis mógłby brzmieć:
"Strony zgodnie oświadczają, że zleceniodawca nie jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych ani płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zleceniobiorca przyjmuje do wiadomości, że jest zobowiązany do samodzielnego rozliczenia podatku dochodowego od uzyskanego wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o PIT."

Taki zapis chroni zleceniodawcę przed ewentualnymi roszczeniami i jasno określa, że wynagrodzenie wypłacane jest w kwocie brutto, która dla zleceniobiorcy jest jednocześnie kwotą "do ręki", z której musi się on później rozliczyć z fiskusem.

Ciekawostka: Limit 200 zł a ryczałt

W standardowych umowach zlecenie (z firmami) przy kwotach do 200 zł stosuje się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12%. W relacjach między osobami prywatnymi ta zasada nie ma zastosowania. Bez względu na kwotę (czy to 50 zł za skoszenie trawnika, czy 2000 zł za korepetycje), zleceniobiorca rozlicza się na zasadach ogólnych, wykazując dochód w zeznaniu rocznym.

Podsumowanie najważniejszych kwestii

Podsumowując, jeśli zawierasz umowę zlecenie jako osoba prywatna z inną osobą prywatną:

• Podatek dochodowy: Zleceniobiorca musi go rozliczyć samodzielnie. Zapis w umowie jest poprawny i zgodny z prawem.
• ZUS i NFZ: Obowiązek ubezpieczeń nie powstaje. Zapis o "samodzielnym opłacaniu składek" jest technicznie błędny, bo składek z tej umowy po prostu się nie płaci. Zleceniobiorca może jednak ubezpieczyć się dobrowolnie, ale robi to we własnym imieniu, a nie jako wykonawca zlecenia.

Pamiętaj, że powyższe zasady dotyczą wyłącznie sytuacji, gdy żadna ze stron nie działa jako przedsiębiorca. Jeśli zleceniodawca prowadzi firmę i bierze fakturę na dane firmowe, wchodzimy w zupełnie inny reżim prawny, gdzie obowiązki płatnika są rygorystyczne i nie można ich przenieść na zleceniobiorcę zwykłym zapisem w umowie.