Umowa zlecenie to jedna z najpopularniejszych umów cywilnoprawnych w Polsce, regulowana przez Kodeks cywilny. Jest to umowa starannego działania, co oznacza, że zleceniobiorca zobowiązuje się do dokonania określonej czynności (lub szeregu czynności) z należytą starannością, a nie do osiągnięcia konkretnego rezultatu (jak w przypadku umowy o dzieło).

Aby umowa zlecenie była ważna, a współpraca przebiegała bezproblemowo, jej treść musi zawierać pewne elementy, inne są wysoce zalecane, a jeszcze inne zależą od specyfiki danego zlecenia.

Co musi zawierać umowa zlecenie? (Elementy obligatoryjne)

Elementy obligatoryjne to te, które są absolutnie niezbędne do tego, by umowa mogła być uznana za ważnie zawartą w świetle prawa cywilnego. Bez nich, trudno mówić o istnieniu stosunku prawnego.

1. Oznaczenie stron umowy

Każda umowa musi precyzyjnie określać, kto ją zawiera, czyli kto jest Zleceniodawcą (dający zlecenie) i Zleceniobiorcą (przyjmujący zlecenie).

• Dla osób fizycznych: Imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, a często także numer dowodu osobistego.
• Dla przedsiębiorców/spółek: Pełna nazwa firmy, adres siedziby, NIP, REGON, a w przypadku spółek również numer KRS i osoby uprawnione do reprezentacji.

2. Określenie przedmiotu zlecenia

To jest sedno umowy. Musi być jasno wskazane, do czego zobowiązuje się zleceniobiorca, czyli jakie czynności ma wykonać na rzecz zleceniodawcy.

• Przykład: „Przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia administracyjnego w zakresie archiwizacji dokumentów.”

3. Podpisy obu stron

Podpisy Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy są niezbędne do potwierdzenia, że obie strony akceptują warunki umowy.

4. Wynagrodzenie (lub oświadczenie o nieodpłatności)

Choć Kodeks cywilny dopuszcza nieodpłatne zlecenie, w praktyce obrotu gospodarczego jest to rzadkość. Jeśli umowa nie stanowi inaczej, przyjmującemu zlecenie należy się wynagrodzenie.

Ważne: Jeżeli umowa jest odpłatna, musi określać wysokość wynagrodzenia lub sposób jego obliczenia. Jest to kluczowe ze względu na obowiązek zapewnienia minimalnej stawki godzinowej, która dotyczy większości umów zleceń.

Co powinna zawierać umowa zlecenie? (Elementy zalecane i kluczowe dla bezpieczeństwa)

Elementy te nie są prawnie wymagane do ważności samej umowy, ale ich brak może prowadzić do poważnych problemów interpretacyjnych, sporów prawnych oraz naruszenia przepisów publicznoprawnych (np. w zakresie minimalnej stawki godzinowej czy ZUS).

1. Zasady potwierdzania liczby godzin

Od 2017 roku w Polsce obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla zleceń. W związku z tym, jeśli ta stawka ma zastosowanie, umowa musi (lub powinna) określać sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia.

• W praktyce: Najczęściej jest to pisemne zestawienie godzin, ewidencja prowadzona przez zleceniobiorcę lub inny dokument akceptowany przez strony.

2. Termin rozpoczęcia i zakończenia zlecenia

Chociaż umowa może być zawarta na czas nieokreślony, precyzyjne określenie daty rozpoczęcia i (jeśli dotyczy) zakończenia czynności jest kluczowe dla określenia ram czasowych współpracy.

3. Sposób i termin wypłaty wynagrodzenia

Aby uniknąć nieporozumień, warto szczegółowo określić:

• Termin płatności: np. do 10. dnia każdego miesiąca kalendarzowego.
• Sposób płatności: Przelew na konto bankowe (z podaniem numeru rachunku) lub gotówka.

4. Zasady rozwiązania i wypowiedzenia umowy

Kodeks cywilny pozwala na wypowiedzenie umowy zlecenie w każdym czasie, ale strony mogą określić w umowie szczegółowe warunki, np. okres wypowiedzenia (np. 7, 14 dni lub 1 miesiąc).

5. Obowiązki informacyjne i rozliczeniowe (ZUS i podatki)

Choć obowiązki te wynikają z przepisów prawa (ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy o PIT), w umowie często umieszcza się zapisy dotyczące:

• Oświadczenia zleceniobiorcy o posiadaniu innych tytułów do ubezpieczeń (np. innej umowy o pracę), co ma wpływ na to, jakie składki ZUS muszą być odprowadzone.
• Obowiązku informowania o zmianie danych osobowych lub statusu ubezpieczeniowego.

Co może zawierać umowa zlecenie? (Elementy fakultatywne)

Elementy fakultatywne to dodatkowe klauzule, które strony mogą, ale nie muszą, wprowadzić do umowy. Służą one lepszemu uregulowaniu specyficznych aspektów współpracy.

Ciekawostka: Choć umowa zlecenie nie jest umową o pracę, w praktyce często zawiera się w niej zapisy dotyczące np. konieczności zachowania BHP, a nawet (choć jest to ryzykowne z punktu widzenia rekwalifikacji na umowę o pracę) wymaga się obecności w ustalonych dniach i godzinach. Warto jednak pamiętać, że zbyt daleko idące podporządkowanie Zleceniobiorcy Zleceniodawcy może prowadzić do uznania, że faktycznie jest to stosunek pracy, co wiąże się z konsekwencjami prawnymi dla Zleceniodawcy.